Az EOI és az RFP közötti különbség A különbség

Számos szervezet által hozott döntésnek van olyan beszerzési hatása, amely drámai módon befolyásolhatja egy adott döntés meghozatalának teljes költségét. A beszerzések olyan folyamatokat foglalnak magukban, mint az eladó kiválasztása, a fizetési feltételek meghatározása, a stratégiai ellenőrzés, a szerződéskötés, valamint a beszerzési szolgáltatások és az áruk. Ez összefüggésbe hozható a szervezet számára fontos szolgáltatások és áruk beszerzésével vagy megszerzésével.

A magánszektorban a beszerzés folyamat stratégiai szintű funkciónak tekinthető, amely segít az üzleti jövedelmezőség javításában. Nemcsak egyszerűsíti a folyamatokat és csökkenti a nyersanyagok általános árát, hanem lehetővé teszi a szervezetek számára a legjobb ellátási források azonosítását. Mindent összevetve, segít a sima futó alsó sorban.

A közszférában a magas szintű vezetők felelősek az alsó sor csökkentéséért. Csak néhány személyzet kezeli a beszerzési funkciót, ami növeli a korrupció valószínűségét ebben az ágazatban. Ezért van szükség egy vállalkozás teljes kibocsátásának növelésére. Például a személyzet képzett lehet a hatékonyságuk növelése és a szolgáltatás minőségének javítása érdekében, amelynek eredményeképpen a teljesítmény javítható.

Az idő múlásával számos pályázat került bevezetésre pályázati tanácsadás, javaslatok és nagy menedzsment köré, beleértve a beszerzéshez kapcsolódó számos megnevezést is. Nem sok vállalat ismeri ezeket a feltételeket, de ha vállalkozó vagy egy kisvállalkozás tulajdonosa, ha hatékonyan kezeli a vevő készségét a vásárlásra, fontos tudni a céljaikat. Ilyen például az RFI (Information Request), az EOI (Expression of Interest), a RFP (Request for Proposal), az RFT (Ajánlatkérés) és az RFQ (Request for Quotation). Mindegyik feltétel egy különös célt szolgál a beszerzési funkcióban.

Az EOI és a RFP a beszerzési funkció leggyakrabban használt kifejezései, és mindegyiküknek különleges szerepe van az egész folyamat egyszerűsítésében. Sok személy zavarja ezeket a feltételeket a folyamatok végrehajtása során. Annak érdekében, hogy jobb képet kapjunk arról, hogy különböznek egymástól, fontos tudni, hogy mit jelentenek ezek a kifejezések.

EOI (Érdeklődés)

Az érdeklődés kifejezés (EOI), más néven az érdeklődés nyilvántartásba vétele (ROI), hasonló funkcióval bír, mint az információkérés (RFI). A beszerzés kezdeti szakaszaiban átvizsgálási eljárásként szolgál, hogy formális és pontosabb pályázati vagy RFT-t (a beszerzési funkció későbbi szakaszában) hozzon létre. Amikor egy vállalat kiad egy EOI-t, akkor meg kell becsülnie a piacnak az RFT-re való áttérés előtt történő további információk szolgáltatását vagy gyűjtését.A vásárlást végző vállalat valószínűleg nem jelöl ki vállalkozót az EOI-n keresztül. Ahhoz, hogy ez megtörténjen, egy folyamatnak el kell érnie, amíg eléri az RFT-t.

Az EOI egy nyílt pályázati eljárás, amely lehetővé teszi bármely cég számára, hogy előadja. Kemény versenyhez vezet, és előnyös az új és potenciális szállítók számára a munkájuk biztosításához. Az építési szerződésekben azonban nagyrészt kifogásolták, hogy vonzóvá teszik azokat a beszállítókat, amelyek nem felelnek meg a szerződésnek, ami idő, pénz és erőfeszítéssel jár.

Az EOI-t kérő hatóságnak tartalmaznia kell az ajánlatkérő leírását, a szerződés leírását (például költségvetés és skála), a szerződés típusát, beszerzési útvonalát, feltételeit, benyújtási címét és határidejét, valamint egyéb részleteket (beleértve

RFP (pályázati felhívás)

Másrészről, a RFP (más néven Ajánlatkérés néven is ismert) RFO) olyan dokumentum, amely könnyen módosítható. Legtöbbször akkor használják, amikor a vevő olyan megoldásalapú választ keres, amely megfelel a követelményeknek, és olyan esetekben, amikor más tényezők (az ár nélkül) központi szerepet játszanak az egyes ajánlatok értékelésében. Olyan helyzetekben is használják, ahol nincsenek világos megoldások vagy specifikációk, és a beszerzési részleg számos újítást és lehetőséget keres. Ezek az eszközök rugalmasabbak, mint az RFT (amely rendszerint jól definiált megoldások vagy specifikációk). A RFP-t elsősorban olyan professzionális szolgáltatásokban használják, ahol a megoldás nem könnyen definiálható.

Az RFP tartalmaz háttérinformációkat a szervezetről és üzletágáról. A kérelem olyan specifikációkból áll, amelyek megmagyarázzák a szervezet által keresett megoldásokat. Ezenkívül magában foglalja a pályázatok minősítésének értékelési kritériumait, a munkaszerződést, amely leírja a szerződést nyert ajánlattevők által elvégzendő feladatokat és a projekt befejezésének időkeretét.

Az RFP-t általában egy projekt komplex jellege miatt hozták létre. A vállalatok különböző ajánlattevők számára előnyösek, ha számos beszállítótól jól integrált megoldást keresnek. Például, ha egy vállalat üzleti tevékenységét papír alapú környezetről számítógépes környezetre kívánja váltani, kérelmet nyújthat szoftverhez és hardverhez az új rendszerek telepítéséhez és integrálásához szükséges képzés mellett.

Az állami szektorban a szervezetek kiadhatnak egy RFP-t nyílt verseny létrehozására annak érdekében, hogy lecsökkentsék a megoldás költségeit. Meg kell azonban jegyezni, hogy a specifikációhoz legközelebb álló RFP nem feltétlenül a legalacsonyabb árú. A javaslat elfogadásakor a vállalatoknak költség-haszon elemzést kell végezniük annak biztosítására, hogy a költségek ne mérjék túl az előnyöket.

Különbségek

Az EOI és a RFP között különbségek vannak:

• Különböző beszerzési szintek

Az EOI gyakran végrehajtásra kerül a beszerzés kezdeti szintjén.Lehetővé válik olyan esetekben, amikor a vásárló az iparági bevitelre hivatkozik annak érdekében, hogy kiszélesítse azokat a követelményeket, amelyek később a későbbiekben a piacon megyek. Mint már tárgyaltuk, az RFP általában a következő lépés; ahol a vevő a termék vagy szolgáltatás szállítására megoldásalapú megközelítést követ.

• EOI és RFP szakaszok

Az EOI általában több szakaszban van. Használják arra, hogy rövid listát készítsenek a leendő szolgáltatókról vagy beszállítókról, mielőtt az ajánlattevők átfogó ajánlatait keresik. Éppen ellenkezőleg, az RFP-nek akár egyetlen lépése van, vagy több lépcsője lehet.

• Mikor használják az EOI-t és az RFP-t?

Az EOI-t olyan esetekben alkalmazzák, ahol az ajánlattevőkre vonatkozó információk egyediek, de nincs biztosíték arra vonatkozóan, hogy a szállító képes-e szolgáltatásokat és termékeket szállítani a követelményeknek megfelelően. Továbbá az EOI esetében a vásárlóknak nincs elegendő információjuk a részletes kérelem megfogalmazására. Másrészt egy RFP-t használnak olyan esetekben, amikor a követelmény megfelelően meghatározott, de egy vállalat rugalmas vagy innovatív megoldást keres. Más szóval, a vevő olyan megoldásorientált pályázatokat keres, amelyek megfelelnek a követelményeknek.

Nagyon fontos, hogy tisztában legyen a beszerzési folyamatok különböző szintjeivel annak érdekében, hogy a rendszeres információáramlás révén hatékony döntéseket hozzon. Ezeknek a kifejezéseknek a megértése és miért használják fel ezeket a folyamatokat, lehetővé teszi a vállalat számára, hogy egyszerűsítse folyamatait és mélyebb betekintést nyerjen az egész beszerzési funkcióba.